Sous la supervision générale du gestionnaire de programme et en étroite collaboration avec le chef de programme et les chercheurs, le titulaire du poste fournit le soutien administratif au personnel universitaire en lien les subventions de recherche générales.

Fonctions et attributions

• Fournit le soutien administratif au personnel universitaire du programme en lien les subventions de recherche générales,
• Aide le chef du programme et le gestionnaire du programme dans leurs tâches administratives,
• Demande et coordonne les demandes des chercheurs, des stagiaires et employés de recherche,
• Dactylographie à partir de brouillons des lettres, de la correspondance, des notes de service, des formulaires, des envois de masse,
• Rédige et traduit des lettres et des notes de service,
• Répond aux appels téléphoniques, les filtre, les transfère, prend les messages et répond aux demandes de renseignements générales,
• Traite le courrier entrant et sortant, et prend les dispositions pour le service de messagerie,
• Traite les factures. Prépare et assure le suivi des demandes de paiement, d’achats et de factures,
• Organise et maintient un système de classement efficient et efficace,
• Place les commandes de fournitures de bureau et d’équipements et s’assure que le niveau de réserve est toujours suffisant,
• Assure le suivi des réparations de l’équipement ou de l’espace physique.
• Demande et coordonne les services d’entretien ménager, de TI, de sécurité, les services techniques et de télécommunication sous la direction du coordinateur et du personnel
• universitaire désigné,
• Informe et conseille le gestionnaire de programme de toutes situations inhabituelles,
• Effectue toute autre tâche générale de bureau, telle que photocopier, numériser, recevoir et envoyer des télécopies, etc.,
• Aide à la préparation du matériel de présentation de recherche,
• Réserve les salles de réunion,
• Révise et met en page la correspondance générale en lien avec les subventions et le compte,
• Prépare les formulaires de frais de déplacement,
• Maintient à jour le curriculum vitae universitaire,
• Aide les chercheurs dans la préparation des demandes de subvention,
• Prépare la documentation en lien avec la supervision pour les demandes de bourses d’études et postdoctorales,
• Soumission de manuscrits en ligne,
• Modifie la mise en page pour des revues spécifiques,
• Soumission des résumés,
• Aide à l’organisation et la planification d’événements spéciaux et des fonctions pour les employés,
• Coordonne l’organisation physique du mobilier selon les transferts et les changements de personnel,
• Aide à la création de contenu pour le site Internet du programme, les courriels et les réseaux sociaux.
• Effectue d’autres tâches de bureau selon les demandes du supérieur immédiat ou de son délégué.

Éducation/Expérience

Diplôme d'étude secondaires
Expérience de travail : Deux (2) années d’expérience connexes,Français et anglais – parlé et écrit,
Excellente connaissance des programmes informatiques, tels Word, Excel, Access et PowerPoint,
Facilités pour apprendre d’autres applications, telles que le logiciel de gestion bibliographique,
Traitement de texte : minimum de 40 mots par minute.
Excellentes aptitudes organisationnelles et de communication.
Minutie et souci du détail.

Information additionnelle

Statut : temps plein (semaine de 35 heures).
Échelle de rémunération : 36,290.80 $ - 54,418.00$ / En fonction de l’éducation et de l’expérience de travail.
Horaire de travail : Lundi au Vendredi (8:30am-16 30pm).
Site de travail: Glen.

Pourquoi travailler avec nous?

• 4 semaines de vacances, une 5e semaine après 5 ans
• Congés payés durant la période des fêtes,
• Banque de 12 congés payés (congés personnels et pour cause de maladie ou raisons familiales),
• 13 jours fériés payés,
• Régime d'assurance collective modulaire (incluant une garantie pour l'affirmation de genre),
• Régime de retraite gouvernemental (RREGOP) à prestations déterminées, régime garanti,
• Cours et opportunités de développement professionnel,
• Options de travail flexible et plus encore!

Comment appliquer

Veuillez envoyer votre CV en utilisant le lien suivant: Assistant(e) de programme