Afin de faciliter l’accès aux ressources partagées et d’en optimiser l’utilisation, notre programme a adopté LibreBooking en 2025 comme plateforme centralisée de réservation. Cette initiative s’inscrit dans une démarche d’amélioration continue des infrastructures et des services offerts à la communauté de recherche.

La plateforme est accessible à l’adresse suivante : booking.idigh.ca.

Une plateforme conçue selon les besoins des laboratoires

La mise en place de LibreBooking fait suite à une série de consultations menées auprès des laboratoires du programme par Eric Béliveau et Vicky Barrera au cours de l’été 2025. Ces échanges ont permis de documenter les contraintes opérationnelles, les habitudes d’utilisation et les besoins propres à chaque équipe.

La plateforme a ainsi été configurée en fonction des réalités du terrain, plutôt que selon un modèle uniforme. Cette approche collaborative permet d’adapter les modalités de réservation aux besoins des laboratoires, qu’il s’agisse des conditions d’accès aux équipements, de leurs particularités techniques ou de l’organisation des espaces de travail.

LibreBooking permet également aux équipes de gérer les réservations de leurs propres équipements à l’intérieur de leur groupe de recherche, sans rendre l’ensemble de ces réservations visible à tous les membres du programme. Cette souplesse est particulièrement appréciée des équipes de plus grande taille.

Fonctionnalités et flexibilité

Grâce à ses nombreuses options de configuration, LibreBooking permet d’adapter les modalités de réservation aux caractéristiques de chaque ressource et aux besoins des laboratoires.

• Gestion des disponibilités : Paramétrage des durées de réservation, des plages horaires et des capacités d’accueil des espaces partagés, selon les caractéristiques de chaque ressource.

• Visibilité des horaires et suivi des réservations : Consultation centralisée des calendriers afin de faciliter la planification, de limiter les conflits de réservation et de connaître les disponibilités des équipements et des espaces de travail.

• Tableaux de bord en temps réel : Exploitation de l’API de LibreBooking pour intégrer les données de réservation à des tableaux de bord personnalisés. Cette intégration permet de visualiser rapidement l’état des ressources, leur disponibilité et les réservations en cours, facilitant ainsi le suivi opérationnel des équipements et des espaces partagés.

• Gestion de la maintenance : Planification des interventions techniques, blocage des ressources pendant les périodes de maintenance et, lorsque cette fonction est configurée, envoi de notifications aux utilisateurs concernés.

• Documentation et consignes d’utilisation : Ajout de notes, de directives et de consignes propres à chaque ressource, pouvant être transmises par courriel lors d’une réservation.

• Gestion des droits d’accès : Restriction de l’accès à certaines ressources aux personnes autorisées, par exemple après avoir suivi la formation requise pour utiliser un équipement.

• Inscription simplifiée : Possibilité de s’inscrire à l’aide de son compte de courriel McGill, sans avoir à créer un mot de passe distinct, selon la configuration du système.

En centralisant la gestion des réservations tout en respectant les besoins propres à chaque laboratoire, LibreBooking contribue à une utilisation plus efficace, transparente et sécuritaire des ressources de recherche du programme.